강남대학교는 학생들의 교육환경 개선 요구를 보다 사용자 친화적으로 바꾸고 이를 처리하기 위한 행정 업무의 효율성을 높이기 위해 교육환경개선피드백시스템을 대대적으로 개편했다.

이번 개편은 Q&A게시판과 교육환경개선피스백시스템을 통합함으로써 학생의 의견 접수 창구를 일원화하고 접수부터 처리 결과 확인까지의 절차를 간소화하는 동시에 민원 응답성을 강화하는 데 중점을 두었다.

배경 및 필요성

기존의 교육환경피드백시스템은 웹종합정보시스템을 통해 물리적 환경 개선 의견을 수렴하였고, Q&A 게시판은 홈페이지를 통해 학사, 전산, 장학 및 학생복지, 시설 등 다양한 질의에 답변하는 구조로 운영되었다.

하지만 이원화된 민원 접수 경로로 인해 불편함이 제기되었고, 이를 해결하기 위해 시스템 통합 개편이 필요했다.

이번 개편은 사용자가 단일 경로에서 다양한 의견을 제시할 수 있도록 접근성을 개선하고, 의견 접수에서 결과 확인까지의 과정을 간소화하여 응답성을 높이는 것을 목표로 했다.

기존 운영 현황

• 1. 교육환경개선피드백시스템

  • 웹종합정보시스템을 통해 의견 접수와 조치 결과를 학기별로 게시하고, 상시 개선 사항을 도출함.

• 2. Q&A 게시판

  • 학사, 전산, 장학 및 학생복지, 시설 등 영역별로 구분하여 홈페이지에서 질의사항을 접수하고 관련 부서별로 답변을 제공함.

• 3. 시스템 개편 과정

  • 의견 접수를 홈페이지로 통합하고, 웹종합정보시스템에서 조치 결과를 확인할 수 있도록 개선함.
  • Q&A 및 교육환경개선 요청을 통합한 게시판을 신설하고, 민원 내용을 시기별 질의 빈도, 영역 분류 세분화 및 현행 사무분장에 근거하여 체계적으로 재분류를 실시함.

새로운 시스템 : 「질의응답/개선요청」 게시판

• 1. 「질의응답/개선요청」 게시판 주요 기능

  • 접수된 내용을 부서별로 확인, 필요에 따라 영역 수정, 부서 이관, 반송, 관련 부서 추가 기능 제공
  • 담당 부서의 접수 및 답변 완료 시 신청자에게 자동 전자메일 발송
  • 처리 과정 및 결과를 데이터베이스화하고, 엑셀 파일로 다운로드 기능을 통해 시기별 질문유형 분석을 통한 선제적 서비스 제공을 위한 기초자료로 활용

• 2. 접근 경로

  • 본교 학교 홈페이지(web.kangnam.ac.kr) ‘강남광장 - 질의응답/개선요청’ 경로를 통해 이용 가능

기대 효과

• 1. 수요자 편의성 향상

  • 접수 경로를 단일화하여 민원 처리 과정 간소화 및 사용자 접근성 강화

• 2. 행정 업무 효율성 증대

  • 의견 접수부터 결과 확인까지의 체계적 관리로 행정업무의 신속성 제고

• 3. 응답성 향상

  • 민원 처리 과정에서의 지연을 줄이고, 정확한 소관 부서와의 연계성 강화
    (평균응답소요시간 2.95일에서 1.71일로 응답 소요시간 단축)

이번 개편은 사용자의 편의를 극대화하고, 학교 행정 체계의 투명성과 응답성을 개선하는 데 중점을 두었다. 또한, 업무 담당자 매뉴얼을 배포하였으며 효율적인 운영을 위해 민원 처리 부서 대상 설명회를 개최하였다. 향후 IR센터에서는 학생 만족도를 한층 높일 수 있도록 학기별 게시판 운영 결과 분석을 통해 민원 발생 분야와 응답 수준을 지속적으로 점검･관리해 나갈 계획이다.